如何让采购流程“流”起来?

责任编辑:孔亮 时间:2023-06-05 来源:采购经理人培训网 阅读量:4464
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摘要:前段时间,有个新员工入职申请电脑的采购审批流程到我这里。想了半天也搞不明白这种审批流程到一个采购总监那里审批,除了降低效率、显示权利之外,还能有什么作用?!流程......

如何让采购流程“流”起来?

前段时间,有个新员工入职申请电脑的采购审批流程到我这里。

想了半天也搞不明白这种审批流程到一个采购总监那里审批,除了降低效率、显示权利之外,还能有什么作用?!

流程一般会分为两类:业务流程与审批流程。

业务流程:为达到特定的价值目标而由不同的人分别共同完成的一系列活动。活动之间不仅有严格的先后顺序限定,而且活动的内容、方式、责任等也都必须有明确的安排和界定。主要目的是为了使不同活动在不同岗位角色之间进行转手交接成为可能。

审批流程:审批流程是一种特殊的业务流程,主要包括假期、费用预算、发票、营销计划等一系列项目,是一个包含不同级别审批的标准工作流程,主要目的是为了拥有各级权限的人更好的下达命令。
01
如何设计一个流程

那么,该如何设计一个流程?

我们先要区分该流程是个业务流还是个审批流,两者的侧重点不同。
业务流要解决做这件事情,需要哪几个步骤,这些步骤的先后顺序是什么,需要哪些部门来协同,每个部门的工作内容是什么,部门之间的职责如何划分等等。

审批流要重点解决做事过程中,参与其中的每个人具有什么样的权利,重点在于权限的划分。
我们日常工作中遇到的流程,基本上都是业务流程与审批流程的混合体,差别在于业务多一点儿还是审批多一点儿。
02
如何进行流程优化
搞个流程出来不难,难就难在要持续不断的对流程进行优化。

流程优化

方法一:流程模板化、模板公开化。
所谓流程模板化、模板公开化就是要把承载流程的文件资料等搞成一个模板,这个模板还要通过不同的形式广而告之,让大家比较容易获得。

信息化软件在这方面的作用已经得到公认,比如OA、ERP、WMS等,这些软件的主要作用就是形成内容认可的流程模板,然后用软件的形式固化下来。
方法二:删除、合并、简化、重组
业务流程优化过程中重点考虑任务分解是否合适,各相关部门的操作是否合理、是否有必要,各部门之间的责权利是否切割清楚。

比如:办公用品的发放流程,原来要经过库房清点数量,入库,然后出库给行政,按照需求申请单发放下去。现在我们考虑一下是否有必要必须经过库房,能否可以直接由行政人员签收后直接发放下去,再由行政人员去办理出入库手续。

审批流的优化重点要考虑是否进行了合理的授权。
比如:原来出具质检报告的流程是质检组长审核报告完毕后,经质检经理审核,然后经质量总监审批。经过合理授权后,能否调整为质检经理批准,抄送给质量总监。
03
制度先还是流程先
制度和流程的关系,困扰我很长一段时间。
在原来的认知里:一定要先有制度后有流程,制度是流程的基础,流程是制度的表象。
后来听到了流程型组织的概念,又觉得:先有流程后有制度,制度是流程相对固化的表现。
过了段时间,又觉得制度先也对,流程先也有道理。
就像先有蛋还是先有鸡一样,这是个哲学命题。
制度和流程相互依存,各自发挥不同的作用:制度起到导向作用,流程用于实际运行。
到底是制度先还是流程先,取决于外部环境。
假如公司比较大,做事之前先要统一思想,那就制度先,理念深入人心了,流程才能实施的下去。
假如公司较小,灵活多变,万事讲究结果为先,那就先搞流程,流程搞顺了,再固化成制度。
无论是哪种形式,有句话一定要记清:轻制度、重流程。
任何制度和流程都需要不断优化和改进,虽然不完美,但什么事情都是一边奔跑一边调整姿势。

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