作为采购,这些基本的采购流程一定要懂

责任编辑:孔亮 时间:2023-08-23 来源:采购经理人培训网 阅读量:4521
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摘要:根据企业使用部门的需求计划,在核实过釆购计划的准确性,并与相关计划员或其它负责人 沟通确认无误,并存单保存后,做出釆购计划。要求多家供方报价单尽可能做细致,能做......

作为采购,这些基本的采购流程一定要懂


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作为采购部的一名采购人员,通常来讲,釆购员的基本工作流程主要包括以下八大环节:




1. 釆购计划



根据企业使用部门的需求计划,在核实过釆购计划的准确性,并与相关计划员或其它负责人 沟通确认无误,并存单保存后,做出釆购计划。



2. 询价和还盘



此环节主要工作有以下两大块:


1) 发询价函:了解好供应商后,需让发询价函,让供应商对价格、交货时间、付款方式、售后服务等确认后加盖公章回传;



2) 议价:综合考虑价格、交货的及时度、付款方式等方式找出二三家,进一步商谈,以达到保障公司利益的企业进行合作。



需要注意的是:要求多家供方报价单尽可能做细致,能做到细节出处,起到知道所釆购物品来龙去脉的效果,并利用所有途径去验证,这样后面还价也有理有据容易达到预期。






3.作釆购订单、合同



在询价议价完成后,接下来要做的就是做订单了。订单做好后要与各供应商提供的书面 报价、比价表及先前做好的釆购计划、计划确认单等等装订到一起。



接下来需要做另一个版本文件,即合同。合同版本基本是固定的,但要结合公司的要求 以及与供方谈判的结果以及不同的材料不同的要求而变化。




4.跟踪货物



在此环节,要了解整个供应过程是否正常,了解接货人的联系方式、地址,并及时通知 供应商;另一方面,供应商发货后,还要了解承运人的联系方式等。这样便于随时跟踪货物在途中的状态。



5.组织仓储接货



这个环节主要是要注意通知库管人员做好接货准备,比如要了解货物何时到货、是否有随货单据等等。很多企业采购对此会制订出一个统一的走货单版本,要求发货方抄送到相关部门,采购实时跟进。



6. 组织质检验货



这个环节主要需要做以下具体工作:合同签订后及时通知检验部门,让其做好验收准备,包括仪器、实验器材、试剂、验收标准(其中入厂标准、国标、合同标准、部分物资按供应商企业标准),以便货到后及时验收并出具验收合格单。


总之,做好前期检验、中期检验、后期检验。避免到货才发现问題影响其他。



7. 货物达到要求后仓储入库


产品验收合格后,根据验收合格单,库房开具入库单,釆购员需收集入库单、检斤单、质检报告单等做好付款准备。



主要强调各环节资料转接顺畅,并互通知悉。



8. 结算


付款前一定要把相关单据提前备好,以便按照合约及时付款,即“说到哪里做到哪里“诚信”是相互的,对你对他都重要。




作为采购人,该如何提高工作效率?

01



采购部门是一个公司里举足轻重的一部分,是一个公司赖以生存和发展的必要条件。但同时也是工作繁琐,责任大的部门。采购的一举一动都关系着公司的发展。


左中括号

采购这行,如人饮水,冷暖自知。长期以来,世人对采购这行存在很大的偏见。在外行人员看来,采购是个“肥差”,是个“好”工作,是个非常容易上手,简单的工作。其实采购并非外行人想象是个简单的活。实际上,它是一项极其复杂的活动。做好采购并不容易。


采购人员每天在外需要与供应商斗智斗勇,催报价、催交货、谈价格,在内还需要应对各个职能部门需求的变化,协调大小会议,还要做各种采购项目。


工作中累积了太多的待办事项,脑海中被各种紧急而漫无头绪的事情装满了,每天的工作就像救火队员,整个人都仿佛变得异常沉重,甚至连生活气氛都被影响的非常紧张。




采购人员该怎么提升工作效率呢?


01停止进行重复性工作

时间就是金钱,智能工作就是节省时间。实验显示,在进行重复工作时,虽然我们对工作更加熟悉,但是实际上完成工作的时间反而增加了,如果在工作的时候使用自动化软件,工作效率会大大提升,减少不必要的时间损耗。采购人应学会熟练使用办公工具,借助这些工具,可以避免很多重复性工作,能大幅提升工作效率。




02用数据优化工作

如果能用数据优化工作,就能发挥更大的潜力。采购人员应学会收集和处理大量的信息,从中掌握规律,找到自己工作的节奏,做到有序工作。这是提升工作效率,摆脱拖延症的方法




03学会获得别人的帮助

在工作中要保持开放的心态,当切实需要帮助的时候就去寻求帮助,这样会让你有更多的时间放在更重要的工作,从而提升工作效率。


04必要的工作记录

有的时候我们觉得自己的事情很多,但是又不知道先做哪件。要解决这一情况,我们可以把自己要做的事情全部记录下来,据研究称,如果你把自己的目标写下里,你完成它们的可能性会比不写下来高出33%,所以,记录很重要。




05为每个项目制定计划实施表

在日常诸多繁忙的事务中,搞清楚各种事情之间的关系,把可以并行处理的工作一起做,这样就会极大的提高工作效率。

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