采购人,还在为年终总结发愁?这份模板送给你!

责任编辑:孔亮 时间:2023-06-05 来源:采购经理人培训网 阅读量:4465
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摘要:采购经常被称为“花钱的”,花钱是否花得好,年终总结是个重要展现途径。采购年终总结写得好,等待你的可能是年底加薪,写不好,可能是莫须有的“职业背锅侠”。采购年终总......

采购人,还在为年终总结发愁?这份模板送给你!


采购经常被称为“花钱的”,花钱是否花得好,年终总结是个重要展现途径。

采购年终总结写得好,等待你的可能是年底加薪,写不好,可能是莫须有的“职业背锅侠”。

01
采购年终总结要包括哪些内容?

1
供应商管理情况

供应商管理,需要制定统一的考核制度,对供应商进行统一评估打分,一般企业制定的是一年一次,可以制定合格供方名录。

除此以外,还要包括供应商管理的重要指标,比如新供应商数量、优秀供应商数量以及被淘汰的供应商数量和情况。

在总结中,不可能将每个供应商的情况写明,但是这一年度供应商的动态调整情况必须要说明,并说明依据。

比如这样:

集采供应商新增x个,经过使用,符合我公司的质量、服务要求,依据供应商管理制度进行评估,满足供应商标准,均列入供应商合格名录。

原有供应商中,其中****质量和规格和原来一样的基础上,价格提高较大,经过对比,暂时移出供方名录。

2
采购情况

针对采购情况,可以参照以下考核指标进行分别汇报:


(1)年度采购总额、采购成本下浮/上升比例、成本管控成效


比如:

2022年度采购总额为600万,较去年增长了20万,增长比例为3.4%,主要原因在于各原材料成本都有3%-5%幅度的上升,市场增长幅度较大,公司内部经过控制,控制在了相对较低的增长水平。


(2)采购质量合格率/退货率


采购质量合格率和退货率都是表示采购质量情况的指标,选取其中之一就可以。


可以这样表达:

2022年采购质量合格率为97%,已超过公司制定的质量目标采购质量合格率95%,较2021年提高了1%。


(3)采购投诉率/满意度


所谓的采购投诉率,是表示其他部门对采购情况的满意情况。可以这样表达:

2022年采购投诉率5.3%,主要集中在6月份批次的***厂家生产质量不稳定造成。


(4)采购付款比例/欠款比例、付款周期

采购付款比例、欠款比例以及付款周期是指采购的付款管理制度以及管理情况。一般可以这样写:

采购付款周期为2个月,截止到目前,付款比例为80%,为公司争取了较长的付款周期,减少资金占用。


(5)到货及时率


到货及时率,就是按时到货的数量占到总采购量的比例,是采购的核心价值。一般可以这样表达:

2022年整体采购到货及时率较好,可达到95%,个别周期较长的已与供应商进行交涉,尽可能缩短生产周期和运输周期,进一步提高及时率。采购部也会加强计划性,与业务部门多沟通,了解需求,及时下单。


(6)索赔及时率


索赔及时率,是在一定的索赔周期内完成索赔的数量占到总索赔数的比例。


可以这样表达:

2022年需要索赔的数量为18个,及时完成索赔的16个,索赔及时率为88.89%,其中2个正在与供应商沟通中。


3
采购工作现存问题

通过采购数据体现出来的采购流程以及现状的问题,比如:

(1)合格率低于目标值;

(2)成本控制成效低于预期;

(3)及时率低于预期;

(4)新供应商开发时效低于预期;

(5)现有供应商问题情况解决成效低于预期。


以上只是部分范例,可以具体情况具体分析,通过企业的情况来分析采购现有的问题,罗列出来。

4
分析问题原因,给出解决方案

第三部分列出存在的问题之后,就要寻找根源,分析具体原因,并做出正面的解释和说明,可以从“人、机、料、法、环”五个角度进行分析,并给出解决方案。

a
对人的分析:从技能、培训情况等方面进行分析,比如是否是对产品质量标准掌握度不够、或者谈判技能有待提升等。

b
对机的分析:设备是否稳定,保养和维修是否到位,产品的问题是否与设备的问题相关等。

c
对料的分析:型号及数量是否正确、入厂检验是否符合质量标准、检验是否合格等。

d
对法的分析:采购以及检验制度是否完善、是否按照制度执行等。

e
对环的分析:入库后环境是否适宜等。

对这五项进行分析之后,对于有问题的项目,给出解决方案,比如制度问题,进行制度完善梳理;环境问题,湿度不符合,可以加装加湿器等来解决。

5
年度计划

进一步就以上的情况,制定明年的工作计划和预期目标。

年度计划可以是对不足之后的整改,也可以是新增一些举措,来提高采购管理现状。


02
这些细节需要注意


A.架构清晰,逻辑明确

年终总结本质上就是向上汇报,一定要注意架构要清晰,逻辑清楚,排版美观,这样才能给领导留下好印象。

按照上述的年终总结逻辑也是比较清晰的,也可以自己来重新总结,但是也要注意分项,分为重要的几个大项,大项中可以增加小项。

一般的结构还可以使用总-分-总的逻辑,先来一段概述,简单总结一年的情况,然后分为采购的几个模块进行分别列明,再次进行总结。

领导在看工作总结时一般先看框架,起码领导能看到大体内容都有哪些,然后再逐项逐项地看详细内容。

B.业绩量化,增加数据化信息

比如前面提到的各项采购情况,都要列出数据,这样更容易展现业绩。

其中比较重要的除了核心指标采购及时率、索赔完成率等,还有一项指标也格外重要,就是成本控制情况,这一项可以直接列明经过一些采购管理措施为企业节约了多少采购成本

有业绩量化,能让领导看到更加直观的成绩,尤其建议可以使用一些折线图、饼形图等形式来表示。

C.重要项目着重说明,作为重点业绩展现

比如,这一年为公司节约了多少采购成本,都是可以着重展现的事项。另外,还有比如更换新的供应商,重新招标,进行供应商筛选,质量提高了多少,不合格率大大降低。

除了常规工作中的成本节约或者提高质量以外,还有新增的大型项目,也是值得特别说明的,比如新增生产设备的采购,包括设备的招标、验收等。

D.不足之处,更偏重于改进措施

这一年的工作中,肯定存在不足之处,这些据实说明即可,不用避重就轻,总结就是要找出缺点,然后改进,重点在于原因分析和改进措施方面。

对于存在的问题,不断规范采购管理制度和程序,并按照流程规范过程。

在提出改进措施时,依据一方面是现有的采购管理制度,另一方面就是一些体系比如质量管理体系中对于采购管理的流程,来规范公司内部的采购程序。

辛苦一年的采购人,到了年终汇报的时候了,一定要掌握好年终总结的模板,汇报得好,说不定可以成为升职加薪的利器!

除了逻辑清晰以外,其中需要注意的小技巧就是量化自己的业绩,让自己的成绩被看到,并总结不足,有改进的细则,才是完整的工作总结。

内容把控全面,掌握写作技巧,定能写出一篇让领导满意的总结!

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