采购总监编写的流程管理的内容和要点

采购流程管理，说白了就是企业为了把采购这件事做合理，对采购活动做计划、做安排，最后保证需求能被满足的整个过程。

采购流程管理的内容

采购流程是采购管理里很关键的一块，它相当于采购活动具体执行时的一套标准。采购来源不一样、采购方式不一样、采购对象不一样，流程也会有差别，所以怎么设计流程就很重要。企业规模越大、采购金额越多，越得把流程设计当回事。设计的时候比较适合用闭环思路，也就是实施、监控、反馈、优化这样转起来。一般采购流程会包括采购计划、采购认证、采购订单和管理评价这四个环节。

在采购流程设计中要注意以下事项。

采购流程里的环节，得跟采购物品的数量、种类和区域对得上。环节太多，作业内容和成本都会往上加，效率反而下来；环节太简单，采购过程又容易失控。

采购流程还要保持顺畅和一致，别出现同一份采购文件在不同部门走不同做法的情况；也别让同一份采购文件签字的部门太多，不然工作效率会受影响。

各项作业的任务、权力和责任要明确，核查办法也要明确；同时还得留点弹性，免得碰上偶然事件时作业过程里出现摩擦、重复或者混乱，比如“紧急采购”这种情况。

采购流程的设计还要体现民主决策的思路，应该由计划、设计、工艺、认证、订单、质量管理等相关人员一起研究决定。一个完整的采购作业流程，通常包括这些内容：发现需求、编制采购计划、选择供应商、拟定采购订单、跟催货物、验收货物、支付货款和更新记录。

发现需求

采购的起点是发现需求。对一般企业来说，采购往往来自某个部门的具体需要。比如，办公室要办公用品；实验室要实验器材；生产部门要原材料，等等。每个部门具体负责业务活动的人，应该很清楚本部门要什么、要多少、什么时候要。所以每个具体部门都要提出自己的采购需求计划，在规定时间里交给采购部门，由采购部门集中采购，来满足企业发展的需要。对配送中心来说，采购需求一方面来自中心内部各部门的实际需要；另一方面来自客户的采购需求。配送中心要做的，就是通过审核采购需求来确定采购计划，比如采购多少、在哪儿采购、什么时候采购，等等。

编制采购计划

　　采购计划，是指企业管理人员在了解市场供求情况、掌握企业物料消耗规律的基础上，对计划期内物料采购活动所做的部署和安排。它包括认证计划和订单计划两方面内容。采购计划有广义和狭义之分。广义的采购计划，是指为保证供应各项生产经营活动的物料需要而编制的各种采购计划的总称。狭义的采购计划，是指年度采购计划，是企业计划年度内生产经营活动中所需要采购的各种物料的数量和时间所作出的安排。采购计划是企业生产计划的一部分，也是企业年度计划与目标的组成部分。编制一个完整的采购计划，主要包括以下八个环节：

1.准备认证计划

采购认证是企业采购人员对采购单位进行考察并建立采购关系的过程。制定采购计划需要和认证部门协作进行。准备认证计划是整个采购计划工作的起点，也是做好采购计划的基础，主要包括四方面内容：接收客户提交的批量需求计划、接收余量需求计划、熟悉认证的环境资料、制定认证计划说明书。

2.评估认证需求

这是编制采购计划的第二步，主要是分析所采购物料的基本情况，比如数量、规格、质量标准、涉及的金额等。由于在具体的规格要求交给供应商之前，采购部门是能见到它的一个部门，所以需要对其进行检查。如果采购部门的工作人员对申请采购的产品或服务不熟悉，检查就可能无效。所以采购部门的评估一定要建立在专业基础之上，才能保证采购的科学性。

3.计算认证容量

它主要包括四个方面的内容。

(1)分析项目认证资料，也就是对需要采购的物料项目进行分析认证，这是采购计划人员的一项重要任务。一般来说，熟练分析几种物料的认证资料是能够做到的，但要分析成千上万种物料，难度就很大，甚至不可能。这就要求采购人员不仅要熟悉业务，还要学会利用专业力量来分析采购物料的情况。

(2)计算总体认证容量，就是通过对供应商订单容量的分析，来确定采购市场中总体的采购产品或服务的总量。

(3)计算承接认证容量，在总体认证容量的基础上，确定配送中心可以利用的供应商数量，以及供应商能够提供所要采购产品和服务的数量。

(4)确定剩余认证容量，某物料的剩余认证容量，是所有供应商群体的剩余认证容量的总和。

4.制定认证

计划制定认证计划主要包括：

(1)把需求与市场容量对比进行综合平衡。一般情况下，市场供应的某种物料的容量与配送中心的需求是有差异的。一种情况是供大于求，另一种情况则是供小于求。如果是后一种情况，就需要采购部门进行综合平衡，确定剩余的采购容量，进而寻找新的供应商，开辟新的供货渠道。

(2)制定认证计划。配送中心经过对比和平衡之后，要制定物料的需求认证计划，并以此为根据做好订单计划。认证物料数量的公式如下：

认证物料数量=开发样件需求数量+检验检测需求数量+样品数量+机动数量

5.准备订单计划

这是订单环节的首先步骤，它主要有四个方面的内容。

(1)预测市场需求。要想制订比较准确的订单计划，必须要掌握客户订单和市场需求计划，进一步将其分解便得到生产需求计划。

(2)确定生产需求。企业的生产需求是根据生产计划确定的。采购计划人员要深入生产实际，学习和掌握生产计划及工艺知识，从而了解生产物料需求，确定企业的生产需求。

(3)准备相关的订单环境资料，包括订单物料的供应商信息、订单比例信息、包装信息、订单周期。配送中心一般采用计算机信息系统管理物资采购订单环境信息。

(4)制定订单计划说明书，主要包括：订单计划说明书(物料名称、需求数量、到货日期等)，还有附表(市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料)。

6.评估订单需求

只有准确评估物资采购订单需求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制定出好的订单计划。它主要包括三个方面的内容：分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求。

7.计算订单容量

计算订单容量是采购计划中的重要组成部分。只有准确地计算出订单容量，才能对比需求和容量，经过综合平衡，制定出正确的订单计划。计算订单容量包括四个方面内容：分析项目供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单量、确定剩余订单容量。

8.制定订单计划

这是采购计划的末尾一个环节，也是重要的一个环节。订单计划做好之后就可以按照计划进行采购工作。一份订单的内容包括下单数量和下单时间两个方面的内容。

下单数量=生产需求量-计划入库量现有库存+安全库存量

下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间

选择供应商

选供应商这件事，基本决定了采购管得好不好。供应商选对了，货的品种、质量、数量、价格、交期都能跟得上，售后也省心。选供应商之前得先想清楚两件事：一是自己造还是外面买；二是如果外面买，就得通过一系列评估来定供应商。配送中心的采购部门要想把采购做顺，还得看供应商以前履约的情况、自己物料的分门别类。供应商定下来之后，采购人员就可以发订单了。

拟定采购订单

配送中心和供应商之间如果已经签了某种商品的销售协议，那就直接按协议供货，不用再走别的流程。没有协议的话，配送中心得自己拟采购订单。订单必须落到书面上，哪怕电话里已经谈妥了，事后也要补一份书面订单。

货物跟催

订单发给供应商之后，配送中心还得盯着这笔单子，该跟踪跟踪，该催就催。有些企业甚至专门设了跟单和催货的岗位。跟踪就是例行看看订单走到哪一步了，确认供应商会不会按承诺发货，也能早点发现质量问题、发运问题之类的麻烦，发现了就赶紧跟供应商沟通，别拖着。催货则是给供应商加点压力，让他们把发货承诺当回事。要是供应商不按协议来，配送中心也得有动作，比如威胁取消订单、以后不合作了。一般来说，供应商是经过严格挑选的，履约信用不会太差，所以催货只用在少数订单上。但物资紧张或者竞争激烈的时候，催货就很重要了。

验收货物

很多配送中心都有专门的收货验收部门。验收主要就是确认几件事：订的货是不是真到了；到了的货有没有损坏；数量跟订单对不对得上；然后安排进指定仓库或者转运。验收的时候偶尔会发现货少了，可能是运输途中丢的，也可能是发货时就不够。不管哪种情况，验收部门都得写一份详细报告交给供应商。

支付货款和更新记录

货验收完了，采购部门就按协议给供应商付款。这一步主要是把发票审核清楚。

整套流程走完，还有一件事：更新采购记录。就是把跟订单有关的文件副本收拢归档，把需要留的信息整理成记录。通常要留的有采购订单目录、订单卷宗、采购商品文件、供应商历史文件、投标历史文件、采购协议（合同）等。

采购流程管理的要点

一、采购计划是采购的基本依据，也是防止乱买的重要抓手。得根据生产计划、物料需求计划和其他资源条件来编，编完了就严格执行。

二、选供应商是采购流程管理里的重头戏。看什么？供货期、价格、质量、服务、位置、信誉、柔性这些都得考虑。可以多找几家比一比，尽量把供应商清单列全，再用科学的方法挑出合适的。

三、价格在采购里一直很敏感，买方想压，卖方想抬，所以价格谈判就成了采购的一项重要工作。采购价一般要经过多渠道询价、比价、估价、议价这几步，量大还可以竞标。但采购不光是价格的事，质量、交期和批量、包装运输、售后都得看，得综合权衡，别光图便宜，结果在其他地方吃大亏。

四、采购订单相当于合同文本，有法律效力。签发的时候得特别仔细，每项条款都认真填，关键地方的用词反复推敲，表达要简洁，意思要明确。每项物品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间和地点、包装标准、运输方式、检验形式、索赔条件与标准等，都得一项项审定。

五、订单签发不等于采购就结束了，还得跟踪执行情况，防止对方违约，保证订单顺利执行、货按时进库。跟踪还有个好处，就是随时知道货到哪了，万一出意外，能及时处理，避免不必要的损失，或者把损失压到最低。

六、货到了自己仓库，得马上安排人验收。验收按订单条款来，一条条仔细核对。另外还要看货损情况，如果货损超标，得查清原因、分清责任，为索赔留证据。验收没问题才能签字。

七、付款之前必须核对支付发票和验收货物清单是否一致，确认没差错才能签字。付款是个动态连续的过程，管理上应该纳入企业管理信息系统，用采购管理子系统来实现采购计划、订单、验收货物、确认发票、付款等几部分的控制功能。

各行各业面临的挑战也越来越大。采购人员为了确保采购过程的顺利进行，提升自己的能力成为了重要的任务。采购经理人网积淀丰富的企业采购、物流和供应链管理培训经验知识，通过cppm考试认证，能提升采购人员的能力和水平。

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