当了领导却不会管理，这篇采购管理文章，深得人心

采购流程管理，说白了就是企业为了把采购这件事做合理，对采购活动做计划、做安排，最后让需求能被满足的一整套过程。

采购流程管理的内容

采购流程是采购管理里绕不开的一块，它相当于采购活动具体怎么执行的一套标准。不同来源、不同方式、不同对象的采购，流程都会有差别，所以流程怎么设计就挺关键。企业越大，采购金额越多，流程设计越不能随便。设计的时候适合用闭环思路，也就是实施、监控、反馈、优化这么转起来。一般采购流程会包含采购计划、采购认证、采购订单和管理评价这四个环节。

设计采购流程时，有几件事需要留意。

流程环节要和采购物品的数量、种类、区域对得上。环节太多，作业内容和成本都会往上走，效率反而下来；环节太简单，采购过程又容易失控。

流程还得顺畅、前后一致。别出现同一份采购文件在不同部门有不同做法，也别让一份文件要太多部门签字，签来签去效率就没了。

每项作业的任务、权力和责任要讲清楚，核查办法也要明确。同时得留点弹性，免得碰上“紧急采购”这种偶然事件时，作业过程里出现摩擦、重复或者混乱。

流程设计也要体现民主决策，不是采购部门关起门来定。计划、设计、工艺、认证、订单、质量管理等相关人员应该一起研究决定。一个完整的采购作业流程通常包括：发现需求、编制采购计划、选择供应商、拟定采购订单、跟催货物、验收货物、支付货款和更新记录。

发现需求

采购的起点是发现需求。对一般企业来说，采购往往来自某个部门的具体需要。比如办公室要办公用品，实验室要实验器材，生产部门要原材料。每个部门里具体负责业务的人，应该清楚本部门要什么、要多少、什么时候要。所以各部门得提出自己的采购需求计划，在规定时间交给采购部门，由采购部门集中采购，来满足企业发展的需要。对配送中心来说，采购需求一方面来自中心内部各部门的实际需要，另一方面也来自客户的采购需求。配送中心要做的，就是审核这些采购需求，再确定采购计划，比如采购多少、在哪儿采购、什么时候采购等等。

编制采购计划

　　采购计划，是指企业管理人员在了解市场供求情况、掌握企业物料消耗规律的基础上，对计划期内物料采购活动所进行的部署和安排。它包括认证计划和订单计划两方面的内容。采购计划有广义和狭义之分。广义的采购计划是指为保证供应各项生产经营活动的物料的需要而编制的各种采购计划的总称。狭义的采购计划是指年度采购计划，是企业计划年度内生产经营活动中所需要采购的各种物料的数量和时间所作出的安排。采购计划是企业生产计划的一部分，是企业年度计划与目标的组成部分。编制一个完整的采购计划主要包括以下八个环节：

1.准备认证计划

采购认证是企业采购人员对采购单位进行考察并建立采购关系的过程。制定采购计划需要与认证部门协作进行。准备认证计划是整个采购计划工作的起点，也是做好采购计划的基础，主要包括四个方面的内容：接收客户提交的批量需求计划、接收余量需求计划、熟悉认证的环境资料、制定认证计划说明书。

2.评估认证需求

这是编制采购计划的第二步，主要是分析所采购物料的基本情况，比如，数量、规格、质量标准、涉及的金额等。由于在具体的规格要求交给供应商之前，采购部门是能见到它的一个部门，因此，需要对其进行检查。如果采购部门的工作人员对申请采购的产品或服务不熟悉，就会导致检查无效。所以采购部门的评估一定要建立在专业基础之上，以保证采购的科学性。

3.计算认证容量

它主要包括四个方面的内容。

(1)分析项目认证资料，即对需要采购的物料项目进行分析认证，这是采购计划人员的一项重要任务。一般来说熟练的分析几种物料的认证资料是能够做到的，要分析成千上万种的物料，其难度就要很大，甚至是不可能。这就要求采购人员不仅要熟悉业务，而且还要学会利用专业力量来分析采购物料的情况。

(2)计算总体认证容量，就是通过对供应商订单容量的分析来确定采购市场中总体的采购产品或服务的总量。

(3)计算承接认证容量，在总体认证容量的基础上确定配送中心可以利用的供应商的数量和供应商能够提供所要采购产品和服务的数量。

(4)确定剩余认证容量，某物料的剩余认证容量，是所有供应商群体的剩余认证容量的总和。

4.制定认证

计划制定认证计划主要包括：

(1)把需求与市场容量对比进行综合平衡，一般情况下市场供应的某种物料的容量与配送中心的需求是有差异的。一种情况是供大于求，另一种情况则是供小于求。如果是后一种情况就需要采购部门进行综合平衡，确定剩余的采购容量，进而寻找新的供应商，开辟新的供货渠道。

(2)制定认证计划，配送中心经过对比和平衡之后要制定物料的需求认证计划，并以此为根据做好订单计划。认证物料数量的公式如下：

认证物料数量=开发样件需求数量+检验检测需求数量+样品数量+机动数量

5.准备订单计划

这是订单环节的开始步骤，它主要有四个方面的内容。

(1)预测市场需求，要想制订比较准确的订单计划，必须要掌握客户订单和市场需求计划，进一步将其分解便得到生产需求计划。

(2)确定生产需求，企业的生产需求是根据生产计划确定的。采购计划人员要深人生产实际，学习和掌握生产计划及工艺知识，从而了解生产物料需求，确定企业的生产需求。

(3)准备相关的订单环境资料，包括订单物料的供应商信息、订单比例信息、包装信息、订单周期。配送中心一般采用计算机信息系统管理物资采购订单环境信息。

(4)制定订单计划说明书，主要包括：订单计划说明书(物料名称、需求数量、到货日期等)，还有附表(市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料)。

6.评估订单需求

只有准确的评估物资采购订单需求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制定出好的订单计划。它主要包括三个方面的内容：分析市场需求、分析生产需求、确定订单需求。

7.计算订单容量

计算订单容量是采购计划中的重要组成部分。只有准确地计算出订单容量，才能对比需求和容量，经过综合平衡，制定出正确的订单计划。计算订单容量包括四个方面内容：分析项目供应资料、计算总体订单容量、计算承接订单量、确定剩余订单容量。

8.制定订单计划

这是采购计划的末尾环节，也是重要的一个环节。订单计划做好之后就可以按照计划进行采购工作。一份订单的内容包括下单数量和下单时间两个方面的内容。

下单数量=生产需求量-计划入库量现有库存+安全库存量

下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间

选择供应商

供应商的选择是采购管理成功的关键因素。一个合适的供应商能提供合适的、高质量的、足够数量的、合理价格的、准时交货的物资供应，并具有良好的售后服务。供应商的选择必须做出基本的决策。一是决定自制还是外购；二是选择外购要进行一系列评估来确定供应商。为有效地进行采购，配送中心的采购部门必须考虑供应商旅行合同情况的记录、自己所购物料项目的分类表等。选择好物料的供应商后，配送中心的相关采购人员就要发出采购订单。

拟定采购订单

有时候，配送中心和供应商之间已经签好了某种商品的销售协议，那就直接按协议供货就行。要是没有协议，配送中心就得自己来拟定采购订单了。订单得是书面的，哪怕之前是打电话说的，事后也得补一份书面订单。

货物跟催

订单发给供应商之后，配送中心还得盯着这笔货，跟踪也好，催货也好，都得做。有些企业甚至专门设了人来做这件事。跟踪就是例行公事地查一查订单进展，确认供应商会不会按承诺发货。这么做也能早点发现问题，比如产品质量有毛病、发货环节出了岔子。发现了就赶紧跟供应商沟通，能早解决就早解决。

催货就不一样了，是给供应商施加压力，让他们好好履行发货承诺。要是供应商不按采购协议来，配送中心也得有动作，比如威胁取消订单、以后不再合作。一般来说，供应商都是经过严格筛选的，信用还是靠得住的，所以真正需要催货的订单只是一小部分。但碰上物资紧缺或者竞争激烈的时候，催货就很重要了。

验收货物

很多配送中心都有专门的验收部门。验收主要就是确认几件事：订的货是不是真的到了；到了的货有没有损坏；数量跟订单对不对得上；然后就是把货送到指定的仓库或者转运出去。验收的时候偶尔会发现货物短少，可能是运输途中丢的，也可能是发货时就少发了。不管哪种情况，验收部门都得写一份详细报告交给供应商。

支付货款和更新记录

货验收完了，采购部门就按采购协议给供应商付款。这一步主要就是把发票审核清楚。

以上步骤都走完，一次完整的采购还没算彻底结束，还得更新采购部门的采购记录。具体来说，就是把跟采购订单有关的文件副本收集起来归档，把需要留存的信息整理成记录。要保存的记录大概有这些：采购订单目录、采购订单卷宗、采购商品文件、供应商历史文件、投标历史文件、采购协议（合同）等。

采购流程管理的要点

一、采购计划是企业采购的基本依据，也是防止乱买一通的重要手段。做计划的时候要参考生产计划、物料需求计划还有其他资源条件，计划定好了就得严格执行。

二、选供应商是采购流程里很关键的一步。看什么呢？供货期、价格、质量、服务、位置、信誉、柔性这些都得考虑。可以多找几家比一比，尽量把所有供应商都列出来，再用科学的方法挑出合适的。

三、价格向来是采购里最敏感的事，买方想压价，卖方想抬价，所以价格谈判就成了采购的一项重要工作。采购价格一般要经过多渠道询价、比价、估价、议价这几步，采购量大的话还可以用竞标的方式。不过采购不光是价格的事，质量、交货时间和批量、包装和运输方式、售后服务这些也都得考虑，要综合权衡，别光图便宜，结果在其他方面吃了大亏。

四、采购订单相当于合同文本，是有法律效力的。签发的时候必须特别仔细，每项条款都认真填，关键地方的用词要反复推敲，表达要简洁，意思要明确。每项物品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间与地点、包装标准、运输方式、检验形式、索赔条件与标准这些，都应该逐一审定。

五、订单签发了不等于采购工作就完了，还得跟踪订单执行情况，防止对方违约，保证订单顺利执行、货物按时进库。跟踪订单还有个好处，就是能随时掌握货物动向，万一出了意外，可以及时采取措施，避免不必要的损失，或者把损失降到标准水平。

六、货到了自己仓库之后，得马上安排人验收。验收要按订单上的条款来，一条一条仔细查对。除此之外，还要看货损情况，如果货损超标，要查明原因、分清责任，为后面索赔留证据。验收没问题了才能签字认可。

七、付款之前必须核对支付发票和验收的货物清单是否一致，确认没问题才能签字。付款是个动态连续的过程，对它的管理应该纳入企业管理信息系统，用采购管理子系统来实现采购计划、订单、验收货物、确认发票、付款这几个环节的控制功能。

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