采购部规章管理制度与工作流程

一、总则

公司定了这份采购制度，说白了就是让采购这块别乱、别慢。采购部的人，还有跟采购打交道的同事，干活时照着来就行。

采购部得盯着公司要买什么、仓库里原材料还剩多少、市场上物资紧不紧、供应商交货准不准时、供货率怎么样、路上要多久这些事，然后定下来什么时候买、一次买多少、分几批买、价格怎么谈，保证材料能及时到位，公司经营不断档，钱也花得值。

二、目的作用

1、给采购部干活时当个规矩。

2、公司领导考核采购部业绩时，拿这个当尺子。

3、采购部内部互相监督、配合的时候，也有个依据。

三、采购部岗位职责

1、廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

2、把材料采购的供应渠道建起来，供应商要挑好的。供应基地要牢靠，同时不断找新产品、新材料的供应商，收集资料、做开发，保证材料供应不掉链子。

3、采购员平时多跑、多比、多总结，边学边干，把采购业务水平一点点提上去。

4、负责物料订购和交期控制，没完成的采购料件要盯着追，出了异常及时处理，确保采购计划按时、按质、按量完成。

5、多和使用材料的部门联系，把各部门要的材料控制好，保证生产和销售能顺利走。

6、买材料时如果发现质量、数量不对劲，马上采取紧急措施，并和有关部门协商处理。

7、每年对原有合格供方复审一次，不合格的淘汰掉。

8、及时跟踪原材料市场价格和品质变化，用来提升产品品质、降低采购成本。

9、大宗材料采购必须让供应商提供合格证明，质量不合格的严禁买进来，同时盯着材料使用情况，控制不合理采购和浪费。

10、负责和供应商以及其他部门协调，协助检验部做好进货和检验的事。

11、定期把采购资料汇总起来，协助财会做成本核算。

12、紧急的、临时的采购工作，也要积极参与。

13、领导交办的其他任务，按时完成。

四、采购原则

1、询价比价原则

买东西必须有三家以上供应商报价，在质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群这些方面权衡后综合评估，再和供应商进一步议价，临时性应急购买的物品除外。

2、一致性原则

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。市场条件满足不了请购部门要求，或者成本太高时，采购人员要及时反馈信息，让申请部门改请购单或参与进来。如果确实因为特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%。

3、低价搜索原则

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场新动态及实时价格，实现优化采购。

4、廉洁原则

（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

5、招标采购原则

凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。

6、审计监督原则

采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违纪违法的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

五、采购流程

（一）采购申请与审核

1、请购经办人员应根据生产或经营的实际需要，依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立《请购单》，《请购单》要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等；若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。采购量以满足每周使用为标准，个别情况除外，但一次不应超过每月采购量。

2、需求日期相同，属同一供应厂商供应的物资商品，请购部门应以请购单附清单，一单多品方式提出请购。

3、《请购单》由各部门领导审核经总经理签字批准后递交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应及时将意见反馈给采购申请部门。

4、紧急请购时，由请购部门填写《紧急请购单》并在“说明栏”注明原因，以急件递送；采购部门收到《紧急请购单》后应优先处理。

5、遇公司生产、生活急需的物资，可以电话或其他形式请示公司总经理口头审批，征得同意后提报采购部门，签字确认手续在后期按采购流程补齐。

6、无法按请购部门的需求日期到货的物资，采购经办须及时反馈给请购部门。

（二）请购递交

1、请购经总经理批准后，由请购部门委派一名专业人员陪同采购，以防采购失误；请购部门的专业人员仅作采购物资检验，不得为采购经办人员指定供应商。

2、若请购部门无法委派专业人员陪同采购，则应在递交请购单时同负责采购人员详细沟通采购物资的规格、参数及其它技术指标，务必保证采购物资的准确性。

（三）请购撤销

1、请购的撤销应立即由请购部门通知采购部门停止采购，同时于《请购单（采购）》联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。

2、采购部门办妥撤销后，将原请购单退回请购部门。

3、原请购单未能撤销时，采购部门应及时通知原请购部门。

（四）采购作业处理期限

采购部门应依采购地区及市场供需，分类制定商品采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。

1、单次采购金额预算在1万元以下的零散采购项目，如无特殊物资，采购周期不超过5天。

2、单次采购金额预算在1万元以上20万元以下的项目由采购部进行比价采购，采购周期不应超过15天。

3、单次采购金额预算在20万元以上100万以下的项目采购部自行招标采购，采购周期不应超过40天。

4、单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托招标公司代理招标，采购周期不应超过60天。

（五）询价

1、采购经办人员接获《请购单》后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，进行询价并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。

2、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

3、询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通。

4、所有采购项目必须向生产厂家或服务商直接询价，原则上不通过其代理或各种中介机构询价；除经核准得以电话询价之外，另需精选3家以上的供应商进行比价或经分析后议价。

5、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于《请购单》上予以注明，需经使用部门或请购部门审批后方可继续采购流程，并尽可能提供样品供使用部门确认。

6、样品提供和确认：

（1）如果要送样品给需求方确认，得先定好送样周期，由采购经办人跟进。样品到了以后，第一时间交给需求部门确认，有必要的话，叫上财务部等相关部门一起看。

（2）要留样的东西，封好存起来，以后收货时拿出来对照。

7、询价时，规格和技术要求一样的，不同品牌都问一圈，供应商至少找5家。

8、比价采购或招标采购，询价时带上详细的询价表或完整的招标文件。

9、采购经办人询价遇到特殊情况，及时跟上级领导请示。

（六）比价、议价

1、收到供应商第一次报价或开标后，先向公司领导汇报，再定议价目标或理想中标价。

2、对合格供应商的价格水平做市场分析，看看有没有其他厂商价格更低，或者报价的综合条件更好。

3、问清楚供应商报的价含不含税，能不能开增值税专用发票，能开专票的优先考虑；同时确认厂商的供应能力、交货时间，以及产品或服务质量。

4、比价采购或招标采购邀请的单位，都得有一定资质和实力，能提供或完成公司需要的物资和项目；重要项目还得通过一定方式验证和审查目标单位的实力、资质，比如实地考察，了解供应商各方面的情况。

5、参考目标价或理想中标价，跟拟合作单位或拟中标单位进一步谈价格和条件。

6、除固定资产外，单次采购金额1万元以下的项目可以自行采购；单次采购金额预算1万元以上的所有项目，都应邀请至少5家以上供应商参与比价或招标；单次采购金额预算在20万元以上100万元以下的项目，由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金额预算100万元以上的项目，由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标。

（七）比价、议价结果汇总

1、汇总前先向公司相关领导汇报，征得同意后再汇总。

2、汇总时按《招标汇总表》的格式，把报价、工期、付款方式及其他价格条件完整列出来，写明拟选用单位和选用理由，按一定顺序逐一审核。

3、如果比价、议价结果没通过公司领导审核，就修改或重新处理。

（八）、选择供应商

采购人员要建立供应商信息台账，并及时完善更新。选供应商从这几点出发，择优选择：

（1）有合法经营主体；

（2）有相应资质；

（3）信誉良好；

（4）品质、交货期、价格、服务等条件都不错。

（九）签定合同

采购买卖条件谈好后，双方把协议细节、权利与义务写成书面协议，签订合同，这样才有法律保障。采购合同通常由主要条款、基本条款、附件三部分组成。

1、主要条款包括合同双方名称、地址，合同编号，法定代表人或代理人姓名，合同文本份数，有效期限，签订时间、签订地点，以及合同双方当事人的签名盖章。

2、基本条款注意事项

（1）采购物品、项目的名称、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；

（2）质量条款里要写清产品的技术标准，明确规定供方对产品质量的条件、期限及检验期限，成套产品还要规定附件的质量要求；

（3）缺陷责任条款里，采购方要就采购物资的合格保证期进行谈判，考虑由谁来支付和处理缺陷物品、包装以及将物品运回供应商处等费用和附带成本；

（4）价格条款里注意货币单位，涉及国际采购的还要注意汇率变化，考虑汇率变化对合同的影响；

（5）注意采购物资的包装标准。产品包装按国家标准或专业标准执行，没有国家或专业标准的，可按双方商定的包装标准写进合同；

（6）采购物资的验收标准按国家规定的计量方法执行，特殊情况可按合同规定的计量方法执行。质量验收采用的质量标准和检验方法，都必须在合同里明确规定，并写明检验地点及提出异议的期限。

3、采购方签订合同时的注意事项及规定

（1）涉及技术问题及公司机密的，买卖双方都要注意保密责任；

（2）拟定合同条款时，一定要把各种风险降到更低；

（3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单

（4）遇到货物订购数量较多、价值较大或难清点的情况，务必请厂商派代表来现场协助清点；

（5）质保期一定要明确从什么时候开始，并尽量要求厂商延长产品质保期；

（6）详细约定发票类型及提供时间和要求；

（7）针对不同合同约定不同付款方式，比如设备类合同一般按预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序，明确付款额度、付款时间和付款条件等；

（8）与初次合作的单位合作时，少付预付款或不付预付款；

（9）供应商送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。

（10）比价、招标汇总表巡签完毕后方可签订合同；

（11）合同签定时按《合同审查批准单》的格式对合同初稿进行巡签审查；

（12）合同巡签审查通过后，由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；

（13）签订的所有合同应及时报送财务部门。

（14）交易发生争执时，依据合同的核定条款处理。

（15）合同应明确规定交货期限、交货地点和交货方式，写明交货具体日期，是一次性交货还是分批交货，以及每次交货的数量；

（16）合同须明确规定支付方式和结算时间及条件，对于高价值合同和长期合同，要谨慎对待，尽量使用阶段性付款、分期付款；

（17）合同应禁止供应商将订单分包给其它单位，如确有必要分包的，应在合同中明确规定；

（18）一般采购合同签订后以不再变更为原则，但若因作业错误经调查原始技术资料可予证实的，或因制造条件改变导致卖方不能履约，或以成本计价签约而价格有修订必要，解除合同对买卖双方都不利时，可协议修改合同；

（19）履约期间若因天灾人祸或其他不可抗力因素，使得一方丧失履约能力时，买卖双方均可要求终止合同；若发现供应商报价不实有图谋暴利，或严重损害国家利益，或履约督导时发现严重缺点经要求改善而无法改进以致不能履行合同，或发现有违法行为经查证属实时，采购方可要求终止合同；

（20）合同应明确规定违约条款和违约金，违约责任一定要详细、具体；

（21）合同须明确规定合同终止的赔偿责任。

（十）下订购单

1、采购经办人员接到审核确认的请购单后，下订单前应确认采购需求，熟悉物料项目、确认价格、质量标准及物料需求量，制定订单说明书。

2、订单说明书应附上必要的图纸、技术规范、检验标准等。

3、完成订单准备后，按标准订单格式制作《材料订购单》，采购订单相关参数（物料名称代码、单位、数量、单价、总价等）及交易条件、交货期、运输方式、付款方式须明确。若属分批交货，采购经办人员应在《材料订购单》上署名“分批交货”以便识别。

4、采购订单审批须注意合同与采购环境的物料描述是否相符，所选供应商是否为合格供应商，价格是否在允许价格之内，到货期是否符合订单计划要求。

5、采购订单签订后，采购经办人员应及时跟进订单进度，必要时联合其它部门催单。

6、如果生产计划有变，采购物料的需求量跟着调整了，得赶紧给供应商发一份《订购更改通知单》，让他们也好及时改生产计划。

7、紧急订单往往带来品质下降、价格偏高这些问题，平时采购部门就该和其他部门一起把存货管理和生产计划做好，尽量别让紧急订单出现。

（十一）采购进度控制

1、为了保证按时交货，采购人员得提前跟催，打电话、发传真，或者直接去供应商那边盯着，确保物品（物资）能及时供应，用《采购进度控制表》来管控采购作业进度。

2、采购经办人员没按原定进度完成的话，要填《进度异常反应单》，把“异常原因”和“预定完成日期”写清楚，交给主管核示后转给请购部门，按请购部门的意见拟定对策来处理。

3、采购物品（物资）没法在预定时间内交货的，要主动联系供应厂商催交，把新的交货期定下来，同时开立“进度异常反应单”，写明异常原因和处理对策，通知请购部门，按请购部门的意见处理。

（十二）报验入库

1、合同标的物达到质检和报验条件了，应第一时间报请质检部门进行质检、验收；验收标准参照公司质检部门的相关规定执行。

2、供应单位已经履行完毕的合同，采购部要及时通知质检部门进行验收；

3、质检部门接到采购部报验通知后要及时报验，并出具报验结果证明书。如果因为质检不及时导致生产部门延误使用或不能入库，质检部门应负主要责任；

4、合同标的物运到公司后，采购部要及时通知请购部门，由请购部门安排卸货和搬运；

5、质检部门还没验收的合同标的物，仓库收到送货清单后应作为暂存物资接收；

6、质检部门已经验收的产品，仓库要及时入库，并及时出具入库清单；

7、外协加工件按照原材料入库；

8、质检合格后的固定资产及服务，按公司财务规定决定是否入库。

（十三）对帐付款

采购物品（物资）办理入库后，采购经办人员凭《入库单》，经采购主管、财务及总经理审批后，按合同或约定的付款方式办理付款手续。

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